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La plateforme de dossier médical en ligne « DOCIC » est gérée par la société à responsabilité limitée « DOCIC » SARL qui est enregistrée au Registre National des Entreprises sous la référence 1799821Y et représentée par Monsieur Sofiane Trabelsi.
Le siège social de la société se trouve à l’adresse : 8 rue Apollo 11, 1082 Tunis, Tunisie.
Les données gérées dans la plateforme « DOCIC » sont hébergées chez AWS
Malgré tout le soin apporté par nos équipes éditoriales et techniques à la rédaction et la mise en ligne des documents, des erreurs typographiques ou des inexactitudes techniques ne peuvent être exclues. L’entreprise « DOCIC » se réserve le droit de les corriger à tout moment dès qu’elles sont portées à sa connaissance.
Les informations gérées par « DOCIC » le sont à titre de service rendu aux utilisateurs. Malgré tout le soin apporté à la transcription et à la vérification du contenu, les éléments mis en ligne ne sauraient, de quelque manière que ce soit, prétendre à l’exactitude et engager la responsabilité de « DOCIC ».
Ces données sont mises à la disposition des utilisateurs pour consultation ; il leur revient, quand ils le jugent nécessaire, de demander la mise à jour, la rectification ou l’effacement de certaines données.
Pour tous les contenus, textes et logos présentés sur le site internet, site mobile et applications smartphone « DOCIC », la société est titulaire de tous les droits d’auteur qui y sont relatifs conformément à la législation internationale.
Sauf autorisation formelle écrite préalable, la reproduction ainsi que toute utilisation des œuvres, autres que la consultation individuelle et privée, sont interdites.
Toute demande d’autorisation pour quelque utilisation que ce soit doit être adressée à l’adresse du siège social de la société.
Nous vérifions la qualité des sites que nous recommandons, néanmoins nous ne saurions être responsables, contrôler ou garantir l’actualité et l’exactitude des informations diffusées sur les sites des sociétés, personnes ou organismes privés vers lesquels nous avons établi des liens.
Le service « DOCIC » est accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 à l’exception des cas de force majeure, de difficultés informatiques, de difficultés liées à la structure du réseau de télécommunication ou de difficultés techniques. Pour des raisons de maintenance, le service pourrait être temporairement interrompu. « DOCIC » s’engage à en avertir préalablement les utilisateurs.
L’indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité. « DOCIC » ne saurait être tenue responsable des conséquences liées à une absence de disponibilité du service pour l’un des motifs susmentionnés.
Les utilisateurs de la plateforme « DOCIC » profitent de l’exercice des droits qui sont détaillés dans le cadre de la loi organique numéro 63 de l’année 2004 relative à la protection des données personnelles. Ils ont le droit, avant d’accepter l’utilisation du service, d’être informés de la finalité de traitement des données personnelles. Ils ont le droit à n’importe quel moment de demander d’accéder à ces données. Il leur revient éventuellement de demander la rectification de certaines données ou d’en demander l’effacement.
Tous ces droits sont exercés auprès du chargé interne de protection des données personnelles en la personne de Docteur Sami Kallel à l’adresse du siège social de la société ou par mail à l’adresse : sami.kallel@docic.net
Les présentes conditions générales d’utilisation ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles « DOCIC » met conjointement l’application mobile et web à la disposition des utilisateurs.
En souscrivant à l’application « DOCIC » l’utilisateur accepte sans réserve les présentes Conditions Générales d’Utilisation et confirme son accord pour leurs applications.
L’application « DOCIC », ses contenus et services ainsi que les présentes Conditions Générales d’Utilisation sont régis par le droit tunisien, quel que soit le lieu d’utilisation. En cas de contestation éventuelle, et suite à l’échec de toute tentative de recherche d’une solution amiable, seuls les tribunaux tunisiens sont compétents pour statuer sur les éventuels litiges.
L’application « DOCIC » a pour but de promouvoir le rôle des personnes dans la protection et l’amélioration de leur santé en leur permettant de gérer leurs données de santé et de participer à la construction de leur parcours de soins.
L’application « DOCIC » regroupe trois plateformes dont les fonctionnalités seront détaillées ci-après :
L’utilisateur de l’application « DOCIC » qu’il soit médecin ou patient, y accède depuis la page web du site internet via l’adresse « app.docic.net » ou à travers l’application de téléphonie mobile dédiée disponible en téléchargement pour Android et IOS.
L’utilisateur doit la première fois demander à s’inscrire sur la plateforme en cliquant sur le lien « inscrivez-vous » affichant ainsi la fenêtre qui permet de choisir s’il demande à le faire en tant que médecin ou patient. Il est alors demandé de cliquer sur le bouton « créez mon profil en tant que médecin » ou « créez mon profil en tant que patient ».
L’utilisateur peut aussi s’inscrire sur la plateforme à partir du site web de l’application sur le lien « docic.net », en appuyant sur le bouton « créez votre dossier médical »
La plateforme dans les deux cas demande de remplir une fenêtre d’inscription avec les données d’identification de l’utilisateur qui comprennent des rubriques obligatoires renseignant sur son nom, son prénom et son adresse mail.
Il est par la suite demandé de choisir un mot de passe confidentiel qui doit répondre aux conditions établies par la plateforme, à savoir : être composé d’au moins huit caractères, y inclure au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Une fois le mot de passe introduit, il est demandé à l’utilisateur de le confirmer en le reprenant dans la rubrique suivante. Pour s’assurer de la conformité des deux saisies de mot de passe, après s’être assuré que personne ne regarde l’écran, il faut cliquer sur l’icône à droite, indiquant un œil barré, qui rendra le mot de passe visible.
Le mot de passe est la clef d’accès à la plateforme. Il ne doit être communiqué à personne, car il est personnel. Pour une plus grande sécurité des opérations à réaliser sur la plateforme, il est conseillé de ne jamais l’écrire sur un support papier, car il pourrait par accident être consulté par un tiers.
Il est porté à la connaissance des utilisateurs que la plateforme « DOCIC » ne peut connaitre votre mot de passe et aucun de ses gestionnaires ne vous demandera jamais de le lui communiquer. Vos médecins traitants n’ont pas non plus le droit de vous demander de le leur communiquer ; ils accèdent à la plateforme avec leur propre mot de passe.
La procédure d’inscription se terminera en cliquant sur le bouton « J’accepte les conditions d’utilisation ». Il est vivement conseillé à ce propos de cliquer au moins une fois sur le lien « Les conditions d’utilisation ». Une fenêtre s’affiche alors avec ces conditions pour pouvoir les consulter et de ce fait connaître ses droits et les obligations de « DOCIC » dans le cadre de l’utilisation de la plateforme. Les conditions générales d’utilisation constituent les termes du contrat qui sera établi entre l’utilisateur et la plateforme.
Si l’utilisateur accepte les termes du contrat qui sont définis dans les conditions d’utilisation, il devra finaliser la procédure de création du compte en cliquant sur le bouton « S’inscrire ».
La première fois que l’utilisateur entre sur la plateforme, il lui est demandé de renseigner certaines informations. Sur la fenêtre « compte patient », il devra ainsi saisir sa date de naissance, le numéro de son mobile, son sexe, le pays et la région où il réside et optionnellement, son poids, sa taille, et son groupe sanguin s’il le connait.
En cliquant sur le bouton « S’inscrire » la plateforme affichera « Votre compte a été enregistré » et orientera l’utilisateur sur une nouvelle fenêtre « Vérification en deux étapes » où il faudra saisir un code de vérification à 6 chiffres que l’utilisateur recevra sur la messagerie de son téléphone. Après quelques secondes d’attente, si rien n’est reçu, il faudra appuyer sur le bouton « renvoyer le code ». De multiples tentatives, avec des erreurs de saisie du code, peuvent bloquer l’application pendant un certain temps.
Avec ce qui précède, le système s’assurera qu’il n’y a pas d’usurpation d’identité en recourant à la vérification en deux étapes.
Si le code est saisi correctement, l’inscription est achevée et La fenêtre de gestion de votre dossier médical s’affiche à l’écran.
Une fois la procédure terminée, le compte de l’utilisateur est activé. Dorénavant, dans la fenêtre d’accueil « Bienvenue », il faudra cliquer non pas sur le bouton « Inscrivez-vous », mais plutôt renseigner l’adresse mail et le mot de passe puis cliquer sur le bouton « Se connecter ». Il est recommandé de cliquer sur l’icône de l’œil barré dans la rubrique pour voir s’afficher les caractères saisis et s’assurer de leur conformité avec ceux du mot de passe choisi.
Si l’utilisateur reçoit un message d’erreur, il peut réessayer de saisir encore une fois le mot de passe. Mais si l’utilisateur pense avoir oublié son mot de passe, alors il faut cliquer dans la fenêtre sur le lien « Mot de passe oublié ? ». Une procédure se lancera à travers la boîte mail pour permettre de changer de mot de passe.
En haut à droite, l’icône de l’utilisateur permet d’ouvrir le menu permettant soit de consulter ou de modifier le profil de l’utilisateur « Profil », de changer les paramètres « Paramètres » ou encore de le déconnecter de la plateforme « Déconnecté ».
Sur la plateforme principale, Les rubriques déjà renseignées auparavant seront préremplies. Il est demandé à l’utilisateur de remplir avec grand soin les nouvelles rubriques qui sont vierges.
En haut à droite, l’icône de l’utilisateur permet d’ouvrir le menu permettant soit de consulter ou de modifier le profil de l’utilisateur « Profil », de changer les paramètres « Paramètres » ou encore de le déconnecter de la plateforme « Déconnecté ».
A chacun des choix précédant affichera une fenêtre spécifique :
Lors du premier accès, un bouton jaune « Vérifier votre mail » apparaitra en haut et à droite de l’écran. En le sélectionnant, l’utilisateur devra recevoir, dans la boite mail renseignée dans le formulaire d’inscription, un mail de confirmation envoyé par « DOCIC.net ». Si ce n’est pas le cas, vérifier votre boîte de courrier indésirable (spam), il se peut qu’il y ait été orienté par votre messagerie. Dans le corps du mail reçu, il faut se contenter de cliquer sur « Vérifier l’adresse mail ». Il n’est pas utile de répondre au mail reçu, car ces échanges sont gérés automatiquement sans intervention humaine.
La fenêtre affichera aussi les informations de l’utilisateur partiellement prérempli par les données saisies lors de la connexion initiale. L’utilisateur devra cliquer sur le bouton « Modifier » et finalisé la saisie de ses données : nationalité, état civil, nombre d’enfants, profession, adresse et code postal puis appuyer sur le bouton « Enregistré ». Un message de confirmation de la bonne saisie des données s’affiche.
Cette fenêtre permettra à l’utilisateur de changer soit son email de contact, soit son mot de passe soit d’insérer une photo d’identité.
Pour changer l’icône par une autre image ou la photo d’identité de l’utilisateur, il suffit de cliquer sur « Choisir une photo de profil » et identifier le fichier image qui est sur la machine pour l’importer. La même fenêtre permettra de changer le mot de passe en cliquant sur le bouton « Changer Votre mot de passe ». Une fois ces modifications réalisées, il faut confirmer ces opérations en cliquant sur le bouton « Enregistré ».
Les données suivantes sont hébergées chez : OXAHOST
Les données suivantes sont hébergées chez : AWS
Les documents de santé du Dossier Médical Partagé sont consultables et classés en dossiers dans les rubriques « Documents Médicaux, Documents en Attente, Documents Assurance, Administratif et Documents Contrôle et Suivi ». Les données de santé se trouvent dans les rubriques « Profil médical » et « Fiche Antécédents ».
En cas de fermeture du profil, les documents et données de Dossier Médical Partagé sont archivés pendant dix ans puis supprimés. Ce délai peut être suspendu par l’introduction d’un recours gracieux ou contentieux.
L’Utilisateur peut alimenter lui-même son dossier médical « DOCIC » avec tous les documents en relation avec sa santé pour pouvoir y accéder à tout moment.
La seule tache de l’utilisateur est de scanner et/ou télécharger n’importe quel document de santé.
L’application classera ces documents dans un premier temps dans le dossier “ Doc. En Attente ” puis les classera dans le dossier correspondant suivant son objet.
Le dossier « Doc. Médicaux » est destiné à stocker, dans un espace sécurisé, tous les documents de santé proprement dits, tels que la synthèse médicale produite par son médecin généraliste, ses comptes rendus d’hospitalisation, les résultats de ses examens biologiques ou ses ordonnances.
Le dossier « Doc. Médicaux » contient aussi les demandes d’examens qui sont des documents qui peuvent servir la coordination, la qualité et la continuité des soins, y compris en cas d’urgence. Ces demandes peuvent être exigées par les compagnies d’assurance pour rembourser les débours.
Ces documents peuvent être sélectionnés chacun à part ou en totalité après usage du filtre “Groupe de documents ” sous le titre “doc. Assurance (demandes …) “ et partagés par mail avec la compagnie d’assurance de l’utilisateur.
La suppression des documents d’un dossier ne supprime pas les dossiers. Par contre en cas d’erreur de classement, les documents peuvent être alors être replacés dans d’autres dossiers en les sélectionnant et en appuyant sur l’icône *.
L’utilisateur peut consulter seul ou avec le professionnel de santé de son choix tous les dossiers.
Seul le médecin traitant, autorisé par l’utilisateur dans son profil en tant que professionnel de santé, a la possibilité de supprimer ou d’ajouter des documents afin de permettre la meilleure prise en charge possible.
Les professionnels de santé peuvent accéder aussi à la rubrique « Fiche antécédents » pour la mettre à jour en cas de besoin.
Les professionnels de santé ne peuvent pas accéder aux rubriques “ Documents Assurance, Administratif et Documents Contrôle et Suivi ». Seul l’utilisateur y a accès.
La fonctionnalité permet aux Utilisateurs de réaliser les opérations suivantes :
Au regard des exigences fixées par la législation de chaque pays et des présentes conditions générales d’utilisation, les utilisateurs de l’application « DOCIC » s’engagent à ne pas contester la force probante des documents partagés et à reconnaître la même valeur probante aux écrits électroniques transmis via le mail provenant de « DOCIC » qu’aux écrits sur support en papier. L’utilisateur assume la pleine responsabilité de tout partage fait à travers la plateforme.
La date, l’identification de la personne, physique ou morale qui a accédé aux documents de l’utilisateur, ainsi que l’action exécutée, seront accessibles à l’utilisateur moyennant une demande écrite auprès du chargé interne de la protection des données à caractère personnel de « DOCIC ».
Le Profil médical d’un patient correspond à une synthèse de son historique et son état de santé à un moment donné. Il s’agit des informations médicales de base régulièrement partagées par une personne au cours de son parcours de soin.
L’application « DOCIC », ne délivre aucune synthèse du dossier médical, elle délivre uniquement les documents de santé qui ont été scannés où télécharger par le patient. Ces documents sont libellés médicalement par l’application et datés le jour de l’acte ou de l’examen médical.
Le dossier médical n’est donc complet que dans la mesure où le patient ne fait aucune omission de saisie.
L’exhaustivité du dossier est donc de la responsabilité personnelle de l’utilisateur.
C’est au médecin traitant de faire la synthèse du profil à la lumière des documents qui sont dans les dossiers et les données des antécédents ainsi que celles de l’examen clinique.
L’application met à la disposition de l’utilisateur une plateforme “Fiche antécédents” qui peut être complétée par le patient ou le médecin traitant.
La « Fiche antécédents » de l’utilisateur contient les données suivantes :
Il s’agit des constantes de santé régulièrement prises par une personne et partagées avec les professionnels de santé assurant sa prise en charge.
La majorité de ces constantes sont relevées et mises à jour par le médecin lors de chaque consultation.
Dans l’application, l’utilisateur pourra renseigner lui-même les mesures suivantes :
Poids, Taille. L’Indice de Masse Corporelle (IMC), sera calculé automatiquement par l’application et affiché sur la plateforme en respectant les couleurs de sévérité.
Le Bouton en haut et à droite « Fiche Antécédents » permet d’introduire ou de mettre à jour, les données concernant l’historique de l’utilisateur et ses paramètres physiques et de santé. La fenêtre qui s’ouvre permet de mettre à jour le sexe, le groupe sanguin, la date de naissance, le poids, la taille, les allergies, les maladies chroniques et les antécédant personnels (médicaux, chirurgicaux, familiaux, vaccinations, habitudes). Chacun des trois derniers menus ouvre des fenêtres avec plages de saisie multiples. Il est vivement conseiller à l’utilisateur de se faire aider par son médecin traitant.
L’application « DOCIC » comporte une rubrique « RDV de contrôle » permettant à l’utilisateur de centraliser l’ensemble de ses rendez-vous et rappels médicaux.
L’Agenda permet également à l’utilisateur de visualiser les documents reçus pour l’accomplissement de ces contrôles. Ces documents sont répertoriés dans le dossier « Doc. Contrôles et suivis ».
L’utilisateur, lorsqu’il souhaite enregistrer un nouveau rendez-vous, choisit s’il s’agit d’un rendez-vous avec un professionnel de santé ou auprès d’un établissement de santé.
Il doit renseigner le titre de son rendez-vous et sélectionner les informations concernant le professionnel ou l’établissement de santé concerné.
L’utilisateur recevra une notification de rappel la veille du rendez-vous, sur son smartphone s’il a installé l’application mobile.
L’utilisateur peut consulter l’ensemble des rendez-vous et rappels à venir et passés sur son smartphone.
En cas de rendez-vous, par exemple pour une prise de sang, l’application lui envoie une notification de rappel et il trouvera l’ordonnance qui répertorie les analyses à faire dans le dossier « Doc. Contrôles et suivis ».
En cas de difficulté ou pour toute question relative à l’application « DOCIC », l’utilisateur peut contacter le service d’assistance :
La plateforme « DOCIC » s’engage à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité de l’ensemble des données personnelles de l’utilisateur dans le cadre du traitement des données personnelles nécessaires à la mise en œuvre de la plateforme « DOCIC ».
L’application « DOCIC » contient des données de santé, qui font l’objet d’une protection particulière conformément aux dispositions de la loi organique numéro 63 de juillet 2004.
L’utilisateur peut consulter la politique de protection des données personnelles de la plateforme « DOCIC », ainsi que les droits dont il profite sur ces données et les modalités pour les exercer en consultant ladite politique à l’adresse suivante www.docic.net
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À ce titre, l’entreprise se dégage de toute responsabilité en cas :
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La saisie de l’identifiant et du mot de passe permet de protéger les données de l’utilisateur en en limitant l’accès. L’utilisateur est invité à ne jamais communiquer à un tiers son identifiant et son mot de passe.
Si l’utilisateur constate que les informations présentes dans sa plateforme ne sont pas les siennes ou si elles contiennent une erreur, il doit en informer immédiatement l’entreprise via l’appel du service Support.
L’utilisation frauduleuse de l’identifiant et du mot de passe d’un tiers utilisateur de la plateforme peut causer un préjudice et entraîner des poursuites pénales.
L’utilisateur doit également vérifier que la configuration informatique utilisée et l’environnement d’exploitation du ou des appareils utilisés sont sécurisés, et ne contiennent notamment aucun virus, et qu’ils sont en bon état de fonctionnement. La consultation des données de la plateforme est réservée à l’utilisateur, aux membres de sa famille, aux membres de l’équipe de soins et à tout professionnel de santé autorisé par le titulaire ou son représentant légal.
Dans le but de sécuriser les données de l’utilisateur, ce dernier sera automatiquement déconnecté de la plateforme s’il n’effectue aucune action sur l’application ou si l’application est en arrière-plan pendant une durée déterminée. L’utilisateur devra à nouveau se connecter à l’application pour pouvoir l’utiliser.
Par ailleurs, également dans le but de sécuriser l’accès aux données de l’utilisateur, l’entreprise « DOCIC » peut, en cas de suspicion de fraude ou de tentative d’usurpation d’identité, décider de manière préventive de réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur.
Ce dernier sera alors informé par e-mail de cette réinitialisation et devra, lors de sa prochaine connexion, utiliser la procédure de génération d’un nouveau mot de passe.